La gestión de cobros forma parte de la actividad cotidiana de prácticamente cualquier empresa, pero durante años ha estado vinculada a procesos administrativos que pueden consumir una cantidad considerable de tiempo. Facturas pendientes, domiciliaciones, pagos con tarjeta, suscripciones y recibos devueltos obligan a mantener un seguimiento constante, especialmente cuando el número de clientes aumenta.
La digitalización está modificando esta situación y cada vez existen más software de domiciliaciones que permiten concentrar en un mismo entorno diferentes operaciones relacionadas con la facturación y los pagos, con especial atención a los negocios que trabajan con cuotas periódicas o modelos de suscripción.
Este tipo de herramientas permite automatizar buena parte de las tareas que anteriormente requerían intervención manual. El objetivo no es únicamente facilitar el cobro, sino también mejorar la organización de la información, reducir las gestiones administrativas y ofrecer al cliente diferentes alternativas para realizar sus pagos.
La automatización llega a la gestión de cobros
Uno de los principales cambios en este ámbito tiene que ver con los cobros recurrentes, gimnasios, academias, asociaciones, empresas de servicios, compañías de mantenimiento y negocios basados en suscripciones necesitan realizar cargos de manera periódica. Cuando estas operaciones se gestionan manualmente, cada ciclo de facturación puede implicar numerosas acciones.
Las plataformas especializadas permiten configurar una periodicidad y automatizar posteriormente las instrucciones de cobro. En el caso de las domiciliaciones, también es posible gestionar los mandatos SEPA, modificar los datos bancarios de un cliente, desactivar una domiciliación o importar información mediante archivos XML.
La automatización también puede intervenir cuando un pago no llega a completarse, algunas soluciones incorporan sistemas de reintento para determinadas operaciones rechazadas, de manera que la empresa no tenga que realizar inmediatamente un seguimiento manual de cada incidencia.
Domiciliación bancaria y mandato SEPA
La domiciliación bancaria continúa siendo una alternativa especialmente útil para aquellos servicios que se cobran de forma periódica. En lugar de solicitar al cliente que efectúe una transferencia cada mes, la empresa puede disponer de una autorización para realizar los cargos conforme a las condiciones establecidas.
En el ámbito europeo, este proceso se encuentra vinculado a los esquemas de adeudos directos SEPA. El esquema básico permite realizar cobros en euros sobre cuentas de consumidores, empresas y autónomos, mientras que el esquema B2B está destinado a operaciones entre empresas y profesionales que no sean consumidores.
Las herramientas digitales permiten simplificar la gestión del mandato, entre las funciones disponibles en este tipo de plataformas se encuentra el envío de enlaces para que el cliente introduzca sus datos bancarios y firme digitalmente la autorización, además de la posibilidad de consultar si un mandato ha sido firmado o volver a enviarlo cuando sea necesario.
Esto puede ser especialmente relevante para empresas que incorporan nuevos clientes con frecuencia. La gestión electrónica evita depender exclusivamente de documentos físicos y facilita que la información quede vinculada al expediente correspondiente dentro de la plataforma.
Qué ventajas puede aportar a una empresa
La principal ventaja de automatizar los cobros es la reducción de tareas manuales, cuando una empresa cuenta con cientos de clientes que pagan periódicamente, revisar cada operación de forma individual puede resultar poco eficiente.
Una plataforma centralizada puede facilitar el seguimiento de las operaciones y proporcionar una visión más clara de los pagos realizados, pendientes o rechazados. También puede simplificar la incorporación de nuevos clientes mediante enlaces de pago o mandatos digitales.
No obstante, la automatización no significa que desaparezca la necesidad de supervisión, las empresas deben comprobar las condiciones del servicio, las comisiones aplicables, los procedimientos para gestionar devoluciones y las responsabilidades de cada parte antes de implantar una solución de este tipo.